Como funciona o Programa

#AgileBR

Fazer o Programa da Agile Brazil é uma jornada que se inicia no dia seguinte à Agile Brazil anterior e termina cerca de um mês após o evento acontecer. É um longo caminho e muitos voluntários da comunidade estão envolvidos nele.

Quem somos e o que fazemos?

• Chairs de Programa

  Responsáveis por coordenar e facilitar atividades e interagir com outros organizadores.

• Track Leads

  Em pares, consideram as revisões das propostas e decidem o que será aprovado.

• Membros do comitê

  Definem o formato do Programa: trilhas, tipos de sessão, convidados, keynotes e regras.

• Revisores de propostas

  Lêem propostas de sessão submetidas e dão feedbacks pra autores e coordenadores de trilhas.

Antes de abrir submissões...

• Convite do comitê

  Pessoas que compuseram o comitê de Programa no ano anterior, revisores que se destacaram e participantes que demonstraram bastante interesse em ajudar no Programa da próxima conferência são convidados para compor o comitê de Programa.

• Levantamento de candidatos a keynote

  Todo ano, levantamos nomes de pessoas que poderiam ser keynote speakers no ano corrente, considerando o público esperado e a presença de palco.

  São 2 keynote speakers internacionais, 1 nacional e 1 keynote speaker fora-da-caixa - este último para falar de assuntos não-relacionado à agilidade.

• Convite aos keynote speakers

  Começando pelos internacionais, que precisam de mais antecedência dada a longa viagem e as agendas concorridas, e então partindo para keynote nacional e fora-da-caixa.

• Definição das trilhas

  São as grandes áreas de conhecimento que esperamos ter no programa da Agile Brazil. Conheça as trilhas de 2015!

  Número e títulos de trilhas são rediscutidos todo ano porque servem, também, como forma de incentivar propostas de temas que os membros do comitê percebem como interessantes para o público.

• Definição dos tipos de sessão

  São os formatos de sessão que esperamos ver na conferência.

  Muitos deles são usados para submissões: palestra, relato de experiência, mão na massa são exemplos. Outros, como keynote e open spaces, não são submetidos mas farão parte da conferência!

• Definição dos perfis de audiência

  Para facilitar a escolha das sessões pelo público da conferência, autores precisam classificar a audiência esperada em níveis, além de descrever os pré-requisitos.

  Em 2015 estamos tentando algo novo: em vez de iniciante, praticante e experiente, temos 4 níveis baseados na escala de Dreyfus.

• Definição de regras de submissão

  Seja por questões de viabilidade financeira, ou para dar espaço para novos nomes surgirem, também as revisamos todo ano.

  Por exemplo, não permitimos que um mesmo palestrante fale em mais do que duas sessões, nem que um mesmo conjunto de autores se repita em duas sessões. Conheça todas as regras de 2015!

• Definição do calendário

  A definição das datas para cada atividade, desde a abertura de submissão até a publicação da grade no site.

  As datas mostradas no sistema de submissão são apenas algumas delas! Há outros prazos intermediários para garantir que tudo está bem encaminhado!

• Inscrições de track leads

  Com as trilhas definidas, perguntamos na lista do comitê quem gostaria de liderar alguma trilha e os pares são formados. Track leads:

  - não avaliam propostas da sua trilha, assim ele tem voto de minerva se necessário;
  - não pode submeter para sua trilha, para evitar conflito de interesse;

• Adequação do sistema de submissões

  Seja pedindo para o time de desenvolvimento fazer, ou arregaçando as mangas e codando, garantimos que o sistema seja atualizado para o ano corrente.

• Convite aos revisores

  Revisando a lista de revisores do ano anterior e elencando novos potenciais revisores da comunidade, montamos a lista de discussão e convidamos essas pessoas.

Submissões abrem!

• Divulgação das submissões

  Essa é uma atividade que começa agora e não pára até o final do prazo, se intensificando conforme a data limite se aproxima

• Comentários nas submissões

  Para ajudar os que submetem antes e os que buscam melhorar suas propostas, os revisores começam seus trabalhos mais cedo, comentando com dúvidas e dicas na maior parte das submissões.

• Acompanhamento de submissões por trilha

  Embora trilhas sejam projetadas para movimentar um certo assunto, corre-se o risco de termos poucas submissões em alguma delas. Os track leads devem ficar atentos a isso e fazer divulgações mais específicas, nesse caso!

• Reforço de divulgação para submissões

  Todos os organizadores e diversos membros da comunidade em geral são acionados para ajudarem no esforço final de divulgação do prazo de submissões.

Aí as submissões fecham.

• Revisões das propostas

  Cada proposta, então, recebe três revisões independentes dos revisores, que consideram cada campo submetido e o perfil dos autores.

• Seleção das sessões

  Com todas as revisões feitas, track leads trabalham com seus pares para definir quais sessões querem aprovar, deixar como reserva ou reprovar.

• Consolidação entre trilhas

  Todos os track leads se encontram online para verificar restrições e assuntos repetidos, então escolher quais sessões serão escolhidas, quais ficarão como reserva e quais não entrarão.

• Escrita dos feedbacks

  Quando decisões de aprovação estão tomadas, os track leads ainda adicionam um breve feedback próprio em cada proposta e, quando estão todos prontos, os e-mails de confirmação são enviados.

• Confirmação dos autores

  Chairs ficam de olho na confirmação dos autores das sessões aceitas e avisam os track leads quando há alguma desistência, para que eles elenquem o substituto.

• Montagem e publicação da grade

  Os chairs de programa, então, colaboram para montar uma grade para o evento que tenha as sessões mais populares em salas maiores e minimizando conflitos de assunto por horário.

Depois da conferência...

• Consolidação dos feedbacks de sessão

  Depois de passar a conferência, os voluntários entregam os feedbacks por sessão para os chairs, que organizam tais dados e tiram estatísticas sobre eles.

  Além disso, aos autores que demonstrarem interesse, enviamos os números de verdes, amarelos e vermelhos recebidos.

• Cobrar e conferir vídeos gravados

  O processo de conseguir os videos gravados durante a conferência é longo: é preciso cobrar pelas gravações, editar os vídeos enviados, adicionar vinheta e subir para nosso Vimeo ou na biblioteca pública da Agile Alliance

• Retrospectiva e sugestões

  O comitê todo, então, tem a voz para apontar o que precisa melhorar e propor sugestões, que serão avaliadas pelos próximos chairs e comitê de programa, no início da organização da Agile Brazil seguinte!

É um trabalho e tanto!!!

São muitos os passos e muitos os fallbacks para casos problemáticos! Mas a gente faz com carinho e ética, de forma completamente voluntária e buscando ser o processo mais transparente de escolhas de sessões que conhecemos!